ГРАФИК РАБОТЫ  КАНЦЕЛЯРИИ С ПОСЕТИТЕЛЯМИ

 

 

ПОНЕДЕЛЬНИК-ПЯТНИЦА с  09.00 – 13.00, 14.00 -17.00 часов

 

 

КОНТАКТНЫЙ   ТЕЛЕФОН   КАНЦЕЛЯРИИ:  (3952)  20-19-09.

 

ВНУТРЕННИЙ  ТЕЛЕФОН:  1100

 

ГРАФИК РАБОТЫ  ПРИЕМНОЙ РЕКТОРА С ПОСЕТИТЕЛЯМИ

 

ПРИЕМ и  ВЫДАЧА документов:  с 14.00 до 16.00

 

 

ПРИЕМ ГРАЖДАН ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ:

 

понедельник  С 16.00 ДО 17.00 (ПО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСИ!)

 

 

КОНТАКТНЫЙ   ТЕЛЕФОН   приемной ректора:  (3952)  24-38-25

 

ВНУТРЕННИЙ  ТЕЛЕФОН:  1000

 

 

ГРАФИК РАБОТЫ  АРХИВА С ПОСЕТИТЕЛЯМИ

 

 

ПОНЕДЕЛЬНИК-ПЯТНИЦА  С 09.00 ДО 13.00

 

ВНУТРЕННИЙ  ТЕЛЕФОН:  1096

 

Выходные дни:  суббота, воскресенье

О канцелярии ИГМУ

 

1.1 Канцелярия является структурным подразделением Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Иркутский государственный медицинский университет Минздрава России» (далее – ИГМУ).

Полное наименование: канцелярия ИГМУ

Индекс канцелярии: 02

1.2 Канцелярия создана 01 сентября 2011 г. в соответствии с приказом ректора ИГМУ №02-224.

1.3 Канцелярия находится в непосредственном подчинении ректора ИГМУ.

1.4 В своей деятельности канцелярия руководствуется:

-  Конституцией Российской Федерации;

-  постановлениями и решениями Правительства РФ;

-  нормативно-регулирующими документами в сфере образовательной деятельности (ГОСТ Р 6.30-2003  «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 29.12.2009 № 76; «Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении», утвержденная приказом Министерства образования Российской Федерации от 24 июля 2000 г. № 2286; Положение «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 и пр.);

-  Уставом ИГМУ;

-  локальными актами, действующими в ИГМУ, приказами ректора, распоряжениями проректоров по направлениям деятельности;

-  правилами внутреннего трудового распорядка;

- настоящим Положением.

1.5  Местонахождение: г. Иркутск, ул. Красного Восстания, 1, 644003

1.6. Канцелярия действует без ограничения срока деятельности.

 

 

2. Основные цели и виды деятельности

 

2.1 Цель деятельности канцелярии – организация делопроизводства, учет и обеспечение сохранности документов в ИГМУ.

2.2 На основании заявленной цели канцелярия осуществляет следующие виды деятельности:

   - обеспечение единого порядка документационного обеспечения ИГМУ и его структурных подразделений;

   - организация работ по регистрации, учёту и хранению документационных материалов текущего архива;

   - печатание и размножение служебных документов;

   - содержание, хранение конфиденциальной информации и обеспечение её несанкционированного доступа;

   - обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставка по назначению;

   - контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением;

   - разработка инструкций по делопроизводству;

   - организация и проведение экспертизы документов через постоянно действующую экспертную комиссию;

   - организация обработки дел постоянного хранения для передачи дел в областной архив;

   - формирование дел и сдачи их на хранение в архив ИГМУ;

   - оказание консультативной помощи сотрудникам ИГМУ по основам делопроизводства.

 

3. Структура и штаты

 

3.1 В состав канцелярии входят заведующий канцелярией, который непосредственно подчиняется ректору ИГМУ,  делопроизводитель, архивариус и курьер.

3.2 Структура и штат канцелярии формируется с учётом объёма выполняемых работ и утверждается приказом ректора ИГМУ.

3.3 Работники канцелярии осуществляют свою деятельность на основании заключенных с ними трудовых договоров. Все сотрудники канцелярии  являются штатными работниками ИГМУ. Трудовые договоры с работниками канцелярии заключаются на основании штатного расписания в порядке, установленном действующим законодательством и локальными актами ИГМУ.

 

4. Права и обязанности

 

4.1  Канцелярия имеет право:

   - пользоваться имуществом, телефонной связью, электронно-цифровыми устройствами и другими техническими средствами ИГМУ, в соответствии с основными целями и видами деятельности в пределах, предусмотренных настоящим Положением и действующим законодательством РФ;

   - получать ресурсное (материальное, финансовое, информационное) обеспечение, необходимые для качественного и эффективного выполнения функциональных обязанностей;

   - давать указания структурным подразделениям ИГМУ по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении;

   - требовать и получать от структурных подразделений ИГМУ материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии;

   - требовать предоставления отчётов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

   - возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

   - вносить предложения руководству ИГМУ о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок;

   - давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.

 

4.2. Канцелярия обязана:

   - вести делопроизводство в ИГМУ;

   - обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;

   - контролировать сроки исполнения документов, их правильное оформление;

   - вести регистрацию, учёт, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства ИГМУ;

   - формировать дела и их сдачу на хранение;

   - осуществлять поиск и подготовку инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства ИГМУ;

   - осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях ИГМУ, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей в архив;

   - составлять отчёты, справки, сводки по результатам контроля за исполнением;

   - участвовать в программе ИГМУ по энергосбережению.

 

5. Управление

5.1 Работой канцелярией руководит заведующий канцелярией, назначаемый и освобождаемый от должности приказом ректора в соответствии с действующим законодательством о труде.

5.2 Заведующий канцелярией обязан обеспечить сотрудникам подразделения здоровые и безопасные условия труда. Сотрудники канцелярии подлежат всем видам государственного обязательного социального и медицинского страхования в соответствии с действующим законодательством.

5.3 Заведующий канцелярией выполняет исполнительно-распорядительные действия и представительские функции, предусмотренные настоящим Положением, а именно:

- распределяет полномочия и ответственность сотрудников канцелярии, даёт указания, обязательные для всех сотрудников канцелярии;

- разрабатывает планы развития делопроизводства в ИГМУ и работы канцелярии, предложения по изменению организационной структуры, штатного расписания;

- обеспечивает эффективное использование и сохранность имущества, закрепленное за канцелярией;

- представляет интересы канцелярии на совещаниях различного уровня.

 

 

6. Взаимодействие

6.1 Для выполнения функций и реализации прав канцелярия взаимодействует с административными, финансовыми, учебными, научными, хозяйственными подразделениями ИГМУ, с Государственным архивом Иркутской области.

6.2 Канцелярия по требованию ректора (проректоров) университета или обоснованной просьбе руководителей структурных подразделений представляет сведения по вопросам, входящим в их компетенцию.

 

7. Ответственность

7.1 Ответственность за своевременное и качественное выполнение задач и функций канцелярии, определенных настоящим Положением, несет руководитель подразделения.

7.2 Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.